Kodėl jūsų verslui reikia rodiklių stebėsenos sistemos (ir tai nėra taip sudėtinga, kaip atrodo)

Žinote tą jausmą, kai vairuojate automobilį be prietaisų skydelio? Nežinote, kiek liko kuro, kokiu greičiu važiuojate, ar variklis neperkaista. Maždaug taip pat jaučiasi verslo savininkai, kurie nestebi savo pagrindinių rodiklių. Galbūt jūsų verslas auga, galbūt lėtai grimzta – bet jūs tiksliai nežinote, kol nepasižiūrite į banko sąskaitą ir nepamatote nemaloniausio siurprizo.

Gera žinia ta, kad šiandien nebereikia investuoti tūkstančių eurų į sudėtingas verslo analitikos sistemas. Yra daugybė nemokamų įrankių, kurie puikiai atlieka savo darbą, jei tik žinote, kaip juos tinkamai panaudoti. Ir ne, nebūtina būti IT specialistu ar turėti duomenų analitiko diplomą.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu praktiškais patarimais, kaip sukurti efektyvią rodiklių stebėsenos ir prognozavimo sistemą, kuri tikrai veiks jūsų versle. Be bereikalingo sudėtingumo, be brangių įrankių – tik tai, kas veikia realiame gyvenime.

Pirmiausia – kokie rodikliai iš tiesų svarbūs jūsų verslui

Didžiausia klaida, kurią mato verslo savininkai – jie pradeda stebėti viską iš karto. Tuomet turi 50 skirtingų rodiklių, dešimtis lentelių ir… visiškai nebesupranta, kas vyksta. Tai kaip bandyti sekti 20 televizijos kanalų vienu metu – galų gale nematote nieko.

Pradėkite nuo trijų-penkių pagrindinių rodiklių. Taip, tik tiek. Pasirinkite tuos, kurie tiesiogiai veikia jūsų verslo sėkmę. Prekybos verslui tai gali būti:

• Vidutinė čekio suma
• Klientų skaičius per dieną/savaitę
• Konversijos rodiklis (kiek lankytojų tampa pirkėjais)
• Pakartotinių pirkimų procentas
• Grynasis pelnas

Paslaugų verslui rodikliai bus kitokie. Konsultantui svarbu stebėti užklausų skaičių, konversiją į susitikimus, susitikimų konversiją į sandorius, vidutinę sandorio vertę ir klientų išlaikymo rodiklį.

Štai praktiškas patarimas: paklauskite savęs – jei galėčiau žinoti tik vieną skaičių apie savo verslą šią savaitę, koks tai būtų? Paskui – kokius dar du skaičius norėčiau žinoti? Štai jūsų pirminiai rodikliai.

Google Sheets – jūsų geriausias draugas (ir jis nemokamas)

Daugelis žmonių galvoja, kad Google Sheets yra tik paprastas skaičiuoklės įrankis. Bet tai galinga verslo analitikos platforma, jei žinote, kaip ją naudoti. Ir geriausia dalis – ji visiškai nemokama ir veikia bet kuriame įrenginyje.

Štai kaip sukurti paprastą, bet efektyvią stebėsenos sistemą:

Pirmas žingsnis – duomenų surinkimo struktūra

Sukurkite atskirą skirtuką kiekvienam duomenų šaltiniui. Vienas skirtukas – kasdienėms pardavimų pajamoms, kitas – klientų skaičiui, trečias – išlaidoms. Nesumeskite visko į vieną krūvą. Patikėkite, po mėnesio nežinosite, kur kas yra.

Kiekviename skirtuke turėkite aiškią struktūrą: data, rodiklio pavadinimas, vertė, pastabos. Pastabų stulpelis yra aukso vertės – čia galite užsirašyti, kodėl tą dieną pardavimai šoko į viršų (buvo akcija) arba smuko (buvo šventė).

Antras žingsnis – automatizuokite, kiek įmanoma

Google Sheets turi puikią funkciją – IMPORTRANGE. Ji leidžia automatiškai importuoti duomenis iš kitų skaičiuoklių. Jei jūsų pardavimų duomenys yra vienoje lentelėje, o išlaidos kitoje – nereikia rankiniu būdu visko perkopinėti.

Taip pat naudokite QUERY funkciją – tai kaip turėti mini duomenų bazę. Galite filtruoti, rūšiuoti ir analizuoti duomenis nenaudodami sudėtingų SQL užklausų.

Pavyzdžiui, norite matyti tik paskutinių 30 dienų duomenis? Paprasta:
=QUERY(A:D,”SELECT * WHERE A >= date ‘”&TEXT(TODAY()-30,”yyyy-MM-dd”)&”‘”)

Vizualizacija – kai skaičiai tampa istorija

Žmonės nesuvokia skaičių stulpelių. Bet jie puikiai supranta grafikus ir diagramas. Todėl vizualizacija nėra tik gražus papuošimas – tai būdas iš tikrųjų suprasti, kas vyksta jūsų versle.

Google Sheets turi integruotą grafikų kūrimo įrankį, kuris yra pakankamai galingas daugumai verslo poreikių. Bet jei norite kažko įspūdingesnio, išbandykite Google Data Studio (dabar vadinamas Looker Studio) – tai nemokamas įrankis, kuris leidžia kurti profesionaliai atrodančias ataskaitas.

Kokius grafikus naudoti?

Linijiniai grafikai puikiai tinka rodiklių stebėjimui laike. Matote tendencijas, sezoninį svyravimą, augimą ar kritimą. Naudokite juos pajamoms, klientų skaičiui, konversijoms stebėti.

Stulpelinės diagramos geriausiai tinka lyginimui. Šio mėnesio rezultatai prieš praėjusio mėnesio, šių metų prieš praėjusių metų. Iškart matote, kas geriau, kas blogiau.

Skritulinės diagramos – pajamų ar išlaidų struktūrai. Kiek procentų pajamų sudaro pagrindinis produktas? Kur dingsta didžioji dalis išlaidų? Skritulinė diagrama parodo tai akimirksniu.

Praktinis patarimas: sukurkite vieną pagrindinį „dashboard” skirtuką, kuriame būtų visi svarbiausi grafikai. Tai turėtų būti jūsų verslo „prietaisų skydelis” – atsidarote ir per 30 sekundžių suprantate, kaip sekasi verslui.

Prognozavimas – kaip pamatyti ateitį (bent jau apytiksliai)

Dabar pereikime prie įdomesnės dalies – prognozavimo. Daugelis žmonių mano, kad prognozavimas yra kažkas labai sudėtingo, reikalaujančio matematikos daktaro laipsnio. Bet paprasti prognozavimo metodai yra visiškai pasiekiami ir neįtikėtinai naudingi.

Trendų linijos metodas

Paprasčiausias būdas – naudoti trendų linijas. Google Sheets grafikuose galite pridėti trendų liniją vos keliais paspaudimais. Pasirinkite linijinį grafiką, eikite į „Customize” -> „Series” -> „Trendline”. Pasirinkite „Linear” arba „Exponential” priklausomai nuo jūsų duomenų pobūdžio.

Trendų linija parodys bendrą kryptį – ar jūsų verslas auga, ar lėtai krenta. Tai jau vertinga informacija.

Slankiojo vidurkio metodas

Jei jūsų duomenys labai svyruoja (pavyzdžiui, pardavimai labai skiriasi nuo dienos iki dienos), naudokite slankųjį vidurkį. Tai išlygina svyravimus ir parodo tikrąją tendenciją.

Google Sheets formulė paprastam 7 dienų slankiajam vidurkiui:
=AVERAGE(B2:B8)

Vilkite šią formulę žemyn, ir turėsite išlygintą liniją, kuri parodo tikrąją tendenciją be kasdienių svyravimų.

Sezoninio svyravimo atsižvelgimas

Jei jūsų verslas turi sezoninį pobūdį (pavyzdžiui, ledų pardavimas vasarą ir žiemą), paprastas trendas nebus tikslus. Čia reikia palyginti ne su praėjusiu mėnesiu, o su tuo pačiu mėnesiu prieš metus.

Sukurkite papildomą stulpelį, kuriame būtų metų-į-metus palyginimas:
=(Šis_mėnuo – Praėjusių_metų_tas_pats_mėnuo) / Praėjusių_metų_tas_pats_mėnuo * 100

Tai parodys tikrąjį augimą, atsižvelgiant į sezonines tendencijas.

Nemokamų įrankių ekosistema jūsų verslo analitikai

Google Sheets yra pagrindas, bet yra ir kitų nemokamų įrankių, kurie puikiai papildo jūsų stebėsenos sistemą.

Google Analytics – jei turite svetainę, tai būtina. Matote, kiek žmonių apsilanko, ką daro, kur išeina. Ir galite susieti šiuos duomenis su pardavimais. Ar daugiau lankytojų reiškia daugiau pardavimų? Ar galbūt turite problemą su konversija?

Google Forms – puikus būdas rinkti struktūrizuotus duomenis. Galite sukurti formą kasdieniam duomenų įvedimui (pardavimai, klientų skaičius ir pan.), o duomenys automatiškai krenta į Google Sheets. Jūsų darbuotojai gali užpildyti formą telefonu, ir viskas automatiškai atsiduria jūsų stebėsenos sistemoje.

Zapier (nemokama versija) – leidžia automatizuoti duomenų srautus tarp skirtingų sistemų. Pavyzdžiui, kai gaunate naują užsakymą per el. paštą, Zapier gali automatiškai įtraukti jį į jūsų Google Sheets lentelę. Nemokama versija leidžia turėti iki 100 užduočių per mėnesį – daugumai mažų verslų to pakanka.

Trello arba Notion – nors tai ne tiesiogiai analitikos įrankiai, jie puikiai tinka verslo procesų stebėjimui. Galite matyti, kiek sandorių yra kiekviename etape, kiek laiko užtrunka procesas nuo pradžios iki pabaigos.

Kaip užtikrinti, kad sistema tikrai veiks (o ne numirs po savaitės)

Čia yra didžiausia problema – daugelis žmonių sukuria puikią sistemą, naudoja ją savaitę ar dvi, o paskui… pamiršta. Duomenys nebeatnaujinami, grafikai tampa neaktualūs, ir po kelių mėnesių visa sistema tampa nenaudinga.

Kaip to išvengti?

Padarykite duomenų įvedimą kuo paprastesnį

Jei duomenų įvedimas užtrunka 30 minučių per dieną, jūs to nedarysit. Taškas. Todėl supaprastinkite procesą iki minimumo. Galbūt pakanka įvesti tik tris skaičius per dieną? Puiku, darykite tik tai.

Naudokite Google Forms su išankstiniais pasirinkimais, išskleidžiamais sąrašais. Kuo mažiau reikia rašyti rankiniu būdu, tuo geriau.

Nustatykite konkretų laiką duomenų įvedimui

Nesitikėkite, kad „kažkada per dieną” įvesite duomenis. To nenutiks. Nustatykite konkretų laiką – pavyzdžiui, kasdien 17:00, prieš išeidami iš darbo. Arba kiekvieną pirmadienio rytą peržiūrėkite praėjusios savaitės rezultatus.

Įtraukite tai į savo kasdienę rutiną, kaip dantų valymą. Iš pradžių reikės pastangų, bet po kelių savaičių tai taps automatišku.

Darykite sistemą matomą

Jei jūsų dashboard yra užkastas penkiuose aplankų lygiuose, jo niekada nematysite. Padarykite jį savo naršyklės pradžios puslapiu. Arba prisegte prie Chrome žymių juostos. Arba atspausdinkite pagrindinius grafikus ir pakabinkite ant sienos.

Kai matote rezultatus kasdien, jie tampa realūs. Ir jūs natūraliai norite juos gerinti.

Kai skaičiai pradeda pasakoti jūsų verslo sėkmės istoriją

Žinote, kas įvyksta, kai pradedame sistemingai stebėti savo verslo rodiklius? Pradedame pastebėti dalykus, kurių anksčiau nematėme. Tas ketvirtadienis, kai pardavimai visada šiek tiek geresni. Tas produktas, kuris atrodo populiarus, bet iš tikrųjų neduoda pelno. Ta reklamos kampanija, kuri atrodė nesėkminga, bet po dviejų savaičių pradėjo duoti rezultatus.

Verslo rodiklių stebėsena ir prognozavimas nėra apie sudėtingas formules ar brangius įrankius. Tai apie tai, kad žinotumėte, kas vyksta jūsų versle, galėtumėte priimti pagrįstus sprendimus ir matytumėte, ar judite teisinga kryptimi.

Pradėkite mažai. Pasirinkite tris pagrindinius rodiklius. Sukurkite paprastą Google Sheets lentelę. Įveskite duomenis bent dvi savaites iš eilės. Padarykite paprastą grafiką. Ir pažiūrėkite, ką pamatysite.

Garantuoju, kad po mėnesio žinosite apie savo verslą daugiau nei per visus praėjusius metus. Ir tas žinojimas leis jums priimti geresnius sprendimus, kurie atneš geresnius rezultatus. O ar ne dėl to mes visi čia?

Nebijokite eksperimentuoti. Jei vienas rodiklis neduoda vertės – pakeiskite jį kitu. Jei vienas grafikas nepadeda – išbandykite kitą. Sistema turi tarnauti jums, o ne jūs jai. Ir atminkite – geriausia stebėsenos sistema yra ta, kurią tikrai naudojate, o ne ta, kuri atrodo įspūdingiausia.